<導入事例>医療施設の多様な職種と複雑な勤務形態・給与計算を幅広くカバー

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公益社団法人 地域医療振興協会様

左から
三菱総研DCS 菅原純華 林和徳
地域医療振興協会 木下順二様 曽根一浩様

取材日:2022年2月22日
概要

多様な職種と勤務形態、「医師の働き方改革」に対応するカスタマイズ性
複雑な給与計算もフォローする三菱総研DCSの対応力

POINT01

医療業界特有の多様な職種・勤務形態・手当項目などに対応

POINT02

「Web年末調整申告サービス」の活用により、業務効率を大幅に改善

POINT03

給与制度の改定に伴い、給与計算ロジックの共通化やイレギュラー項目も管理可能に

医師の労務管理や制度改正に対応する人事給与システム

木下様:
当協会では、医療施設の管理運営受託やへき地勤務医師の職業紹介などを通じて、地域保健医療の確保・向上に努めています。ほかにも、地域医学知識の啓発・普及のため医学生の研修活動支援を行い、研修医のための教育プログラムや医療情報を提供するなど、地域医療の要ともなる総合診療医の養成にも力を入れています。

当協会は設立当初、数名規模の小さな団体でした。元々は理事長が自治医科大学卒業後、へき地で医療に従事するなかで地域・へき地医療の課題に直面し、医療を地域に提供できるようにしたいということで設立した協会です。立ち上げ時は施設運営からスタートし、そのなかで地域の前線で活躍する医師の確保が重要であることを理事長は実感しました。そして、それであれば地域で働く医師を育てていこうということで事業を拡大し、研修プログラムの提供や看護学校の運営なども行うようになったのです。

常務理事 木下 順二様

当協会には約9,000名の正職員が在籍、非常勤職員も約6,000名が所属し、全国各地で81施設を運営するほどの規模となっています(2022年2月現在)。
多様な職種の医療従事者が在籍していますが、なかでも医師という職種は仕事とそれ以外の境界が曖昧な部分があります。勉強など自己研鑽の時間は仕事なのか、患者様の病気について調べる時間も業務ではないかなど、それを区分けして労務管理するというのが非常に難しいところです。さらに、2024年からのいわゆる「医師の働き方改革」に向けて労働時間をどう管理していくかということで、全国の病院が頭を抱えているという現状があります。

そういった経緯から、「医師の働き方改革」に一部寄せて制度改正をする必要性に迫られており、以前の人事給与システムに課題を感じ始めていました。そこで出会ったのが、PROSRV on Cloudです。

カスタマイズ性と統一性により複雑な制度改正にも対応

曽根様:
これまでも給与計算や人事管理のシステムを使っていましたが、制度改正のたびに給与の計算式や支給項目など含むシステム改修を行い、各拠点で場当たり的に対応してきました。そのため、改修に立ち会った担当者がいないと照会対応もできない状況だったのです。給与計算のフォーマットや支給・手当項目、人事管理項目なども統一されておらず、本部で一括して管理・照会対応するにはあまりにも複雑な環境でした。

事務局 管理本部 医療人材部 人事企画課
曽根 一浩様

クラウドサービスというのも大きかったのですが、設定の幅広さや項目のカスタマイズ性という点でもPROSRV on Cloudはとても魅力的でした。また、施設ごとに異なる情報は可能な限り、管理のしやすいマスタを作成して管理しています。そのように協会として統一すべき人事管理項目は共通のマスタを使用するなど、これまで課題だった環境統一の問題もPROSRV on Cloudの導入により解消できています。やはり同じ規定、同じ項目、同じ計算式で処理できるようになったことはとても便利で、課題だった属人化からも解放されました。

医療業界は職種や勤務形態が多様で、当協会の場合は拠点によって勤務時間が異なるという状況もあります。加えて制度改正のたびに医師の手当項目計算などが変わってくるため、そういった複雑さに対応できる点は三菱総研DCS、そしてPROSRV on Cloudならではの大きなメリットと言えます。

業務効率化によって新しいことにも集中できる環境に

曽根様:
これは私自身の話にもなってきてしまうのですが、PROSRV on Cloud導入前はかなりのウェイトを人事給与システム業務に取られており、保守のために休日出勤するケースもありました。そのため、新しいことに挑戦したかったのですが、とても手が回らない状況でした。しかし、このサービスを導入したことにより、システム業務に掛かる工数を大幅に減らすことができ、人事戦略の策定、制度の構築といったコア業務に集中できる時間は圧倒的に増えました。

PROSRV on Cloudは拡張性も魅力で、Web申告機能が活用できる点も選定理由としては大きかったです。PROSRV on Cloudの「Web年末調整申告サービス」が使えれば、年末調整を外部委託せずとも業務の大幅な効率化が期待できたことから、ぜひ導入したい機能でした。いずれにしろ、そういった機能拡張や年末調整業務の効率化に取り組めたのも、PROSRV on Cloudの導入によって自身が自由に動ける環境を整備できたからだと思います。

複雑な給与の計算式や制度改正にも対応する三菱総研DCSのサポート力

木下様:
当協会は全国各地に拠点があるため、ネットワークを強固なものにしていくにあたりDXがひとつの鍵を握ります。幸か不幸か、コロナ禍の影響によりコミュニケーションのオンライン化は内部で進んでいます。三菱総研DCSともWebでのやり取りに対応してもらい、ひとつの施設からの質問とそれに対する回答を全施設に同時共有する形がつくれました。導入までの進め方を話し合いながら決められた点は、お互いにとってメリットだったと感じます。

また、秘密保持契約を結んだうえで当協会のことやどんな制度を扱っているのか、そして人事・給与管理項目などを伝え、より当協会にフィットしたシステムにしてもらいました。PROSRV on Cloudの導入はちょうど制度改正と同じタイミングだったのですが、おかげさまで複雑な手当計算方法なども表現できるようになっています。

曽根様:
私自身、人事・給与システムの導入というのは初めての業務でしたので、要件定義前からよく相談にのってもらっていました。要件定義の最中も、部分的に内容が変化することがあったり、計算式がとても複雑だったりしたのですが、丁寧に対応してくれたおかげもあって、こちら側の負荷はかなり少なく済んでいます。特に業績手当の計算式など、計算部分は細かく対応してもらいました。

従業員数や拠点数が多いからこそデータを活用していきたい

木下様:
設立から35年、当協会も大きな組織となりましたので、PROSRV on Cloudの導入をきっかけに、人事情報や経理、診療関係などのデータをきちんと統合的に管理して活用していきたいと考えています。そのためにはシステム上で情報が正確に入っていることが前提なので、まずはそこに注力していこうと思います。
また、PROSRV on Cloudの特徴のひとつとして、権限設定により広い範囲の職員が活用できる点があります。以前はライセンス数に応じたユーザーアカウントしかつくれず、人事システムであれば人事担当者しか操作できない状況でした。今後は施設の責任者や事務の責任者など、広く活用してもらえるよう啓発していこうと思います。

曽根様:
システムの切り替えにあたっては、「手当項目が抜けていた」「給料の処理が間に合わなかった」などのトラブルもある程度覚悟していたのですが、PROSRV on Cloudではそういった問題も起きず安心しました。
また、PROSRV on CloudからCSVデータによるデータ出力が可能となりましたので、同時期に導入したBIツールも活用して、これまで手が回らなかったタレントマネジメントや人事の基礎的な管理、データの活用や分析などをやっていきたいです。

お客様プロフィール

公益社団法人 地域医療振興協会様

地域医療振興協会は、「いついかなる時でも医療を受けられる安心を、すべての地域の方々にお届けしたい」という信念のもと、施設運営事業、医師派遣・診療支援事業、医師研修事業を展開。全国81施設を運営しながら、あらゆる問題に対応できる、地域医療を担う総合診療医を育成。多様な環境下でも患者様を診察できる医療の提供を目指している。

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