<導入事例>
学校特有の職務形態・給与体系のシステム、BPO対応を実現

  • ビジネスアプリケーション
  • 教育機関

龍谷大学 様

左から 龍谷大学 福場英里様/齊藤智彦様/津田直哉様/弊社開発担当永井/弊社営業担当三好
概要

学校特有の多種多様な勤務形態の課題を超えたペーパーレス化・オンライン化
地方税業務、年末調整業務において大幅な工数削減




POINT01

学校特有の職務形態・給与体系のシステム、BPO対応を実現

POINT02

紙の廃止による業務効率化と教職員を含めた利便性向上

POINT03

給与業務・スポット業務から解放されコア業務の強化へ

大学特有の勤務形態の多さにシステムが対応できるか?

総務部 人事課長
津田 直哉様

津田様:
本学は、1639年に浄土真宗本願寺派の僧侶の養成機関として誕生しました。明治以降は学生を育てる大学として学びを提供し、2019年度に380周年を迎えました。途切れることなく一貫して教育機関として存続している大学としては日本最古の歴史を誇ります。

本学全体の教職員数としては、2,000名以上います。教員が600名、職員が400名、非常勤講師が1,000名という内訳です。以前より、教職員の方から給与明細等のオンライン化を望む声があり、人事給与アウトソーシングサービスの活用検討のきっかけともなりました。

サービス検討においては、教員と職員だけでも大きく制度が異なり、多種多様な職務形態に加えて、それぞれの給与体系・手当が複雑に入り組んでいるため、ひとつのシステムで管理できるのかということが大きな課題でした。

齊藤様:
給与計算が複雑であることに加えて、申請も紙中心で管理されていました。そのため、紙申請書が各キャンパスから人事課のある深草キャンパスに集まらないと処理ができない状況でした。ペーパーレス化・オンライン化の推進により、これらの状況も改善できればと考えていました。

解決への期待があり、総合的なコストパフォーマンスに優れていた

齊藤様:
三菱総研DCSへの委託が決定した要因はいくつかあります。まず、本学のメインバンクが三菱UFJ銀行ということで、給与振込のデータ連携が自動でできることです。また大学特有の多種多様な給与への対応や、様々な申請のオンライン化が実現可能であったことも挙げられます。これらの期待に対して、総合的なコストパフォーマンスも優れていました。実際に委託が決まった後、導入をご担当いただいたDCSの方々はとても親切に、細かく丁寧に対応いただいたので、不安なく進めることができました。

期待以上の効果、さまざまな副産物も

総務部 人事課
齊藤 智彦様

齊藤様:
BPO導入後は、普段の給与計算業務はもちろん、地方税や年末調整に関わる大量の紙を処理する必要が無くなり、大幅に工数が軽減されました。実際に稼働をしてみて、期待以上の効果であったと思います。

福場様:
導入前は、給与計算は手計算が多く、元情報を集めてシステムに入力し、計算、確認するということを繰り返し行っていましたが、導入後は連絡票を作成するだけになりました。前月からの変動があった部分を連絡票に記入して送付すると結果が返ってくるので、人事課では理論値とのチェックに時間を割くことができ、ミスなく効率よく業務を推進できるようになりました。
特に、月の途中で育児休業に入るケースなど、日割りの手計算が自動化されたのが画期的でした。給与の締めが近付くと、締め日の3・4日前から残業が続くことが多かったのですが、今は給与に関して残業するということが、とても少なくなりました。

齊藤様:
システムで自由に色々な様式を作れることで、住所変更や通勤費などのよく利用される申請書類がペーパレス化できたことも効果がありました。紙の送付も不要となり、申請内容や状況もオンラインで管理できるため、申請する側も管理する側も利便性が向上しました。

地方税業務、年末調整業務においては大幅な工数削減

齊藤様:
今まで地方税年度更新については、各市町村から届く封筒を人事課で開けて、まとめてデータ化してシステムに取り込むという作業をしていました。導入後は、封筒が届くことすらないので、何もしないで処理が進みます。少なく見積もっても3人で10日間程かかっていたであろう工数は削減できたと思います。

福場様:
年末調整も、以前に比べて格段に楽になりました。それまでは回収した保険料控除の紙を、主に人事課のメンバーで確認していました。記入する方も慣れているわけではないので記載も間違っている箇所があり、その修正や再確認の作業が締め切り間際まで続いていました。
導入後は、Web申告を利用して正確に情報が集まりやすくなったことと、内容の確認結果についても100点の回答が返ってくるので、必要以上のチェックは無くなりました。
また、今までは法改正に基づいてフォーマットが変わる度に、正確に計算が合っているのかを自分たちで確認しなければならなかったのですが、全てDCSで対応いただいているので助かっています。近年では、ひとり親や所得税調整に関する変更点がありましたが、年末調整が始まる前にチェックすべきポイントについて事前にDCSからご連絡があり、作業がとても容易でした。

ダブルチェックで品質もあがり、コア業務へのシフトへ

総務部 人事課
福場 英里様

福場様:
私たち人事課側も給与計算結果の理論値を持っているので、BPOを行うことで自然とダブルチェックになります。計算いただいた結果と自分の理論値を合わせるので、より客観的に、早く間違いを見つけることができるようになったことは良かったと思います。

津田様:
給与業務は毎月のことで、決まった期間、決まった時間を割かなければなりません。働き方改革関連法が施行され、その対応が大きなウェイトを占めるようになっていますが、BPOの活用のおかげで企画やコア業務に時間を充てられるようになりました。

今後の業務品質や継続性の向上、さらなる効率化に向けて

福場様:
給与明細や申請のオンライン化を待ちわびていた教職員もいる一方で、まだまだ慣れない方もいます。慣れない方にもオンライン化の良い点を一つずつお伝えし、実際に操作してみることで使いやすさや効果を実感していただくことを心がけています。 システム化・BPO化により、業務のパターンも整理ができ、引継ぎなどがあっても以前より作業が容易になっていると思います。

齊藤様:
近年、人事関連の法改正も多く、それに伴う制度設計やルールの見直しに注力しています。また、コロナ禍の環境下でテレワークも実施していますが、システムがクラウド化していたおかげで人事課としても効率的にテレワークの推進ができています。もし紙ベースのままの業務を継続していれば、かなり違った状況にあったのではないかと思います。

津田様:
我々もまだ内製化で行っている部分、自力でやっている部分もあります。また、給与に付随する周辺システムが古いことなど課題もあります。そういったことも、効率よく業務を進めていければと考えており、今後もDCSにお知恵をお借りして、協力体制を組めればと思っております。

お客様プロフィール

龍谷大学 様

龍谷大学は、1639年に浄土真宗本願寺派の僧侶の養成機関として誕生し、一貫して続く教育機関としては日本最古の歴史を誇る。2019年度には380周年を迎え、来たる400周年に向けた長期計画「基本構想400」を推進。その歴史と伝統に甘んじることなく、大学自身の在り方を問い続け、革新的な大学創造に取り組んでいる。

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