＜導入事例＞
ペーパーレス化を皮切りに全社横断的な働き方改革を実行
～自社の知見と成果を基に、顧客への新たな価値提供を目指す～
千歳コーポレーション株式会社 様
- コンサルティング
- サービス業
- コスト削減
- 導入サービス：
（撮影場所：千歳コーポレーション様 リニューアルオフィスにて）
- テーマ
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働き方改革の基盤としてのペーパーレス化
- 期間
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2019年9月～2021年2月
- 概要
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すべての社内書類を文書台帳に一覧化、見える化
紙保管／デジタル運用に仕分け、必要な書面のみをデータ化
- 課題
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60周年を期に働き方改革プロジェクトを推進。すべての施策の基となる取り組みとして、ペーパーレス化が求められた
- 提案
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「ペーパーレス総合支援サービス」を活用し、社内の紙文書のデータ化を実行
- 成果
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ペーパーレス化を皮切りにクラウドシフトや制度改革・オフィス改革など多岐に渡る働き方改革を実現。ニューノーマルに適合した新しい働き方により、さらなる発展を目指す
01 導入の背景
働き方改革のすべての施策の基礎としてペーパーレス化が求められた
──ペーパーレス化を推進された経緯をお聞かせください。
前澤様：
当社は2020年に創業60周年を迎えるにあたり、新たな時代への挑戦と事業の再創造を目指すべく、働き方改革に取り組むこととなりました。
そこで、ビジネスのデジタル化やテレワーク推進のために最初に取り組むべきことが、従業員の働き方をオフィスに縛り付ける紙文書をデジタル化し、データとしてどこからでも活用できるようにするペーパーレス化であると考えました。その上で新たな働き方と調和するオフィス改革と、多様な勤務体制を可能にするための人事制度の改革を推進したのです。
ペーパーレス化は、印刷と保管スペースにかかるコストの削減や、業務における非効率の解消といった効果だけにとどまりません。デバイス改革、セキュリティ対策、ワークフローのデジタル化、これまでオンプレミスで運用してきたビジネスインフラのクラウド化など、多岐に渡る本プロジェクトの各施策を実現するために、欠かせない取り組みであると捉えました。
──「ペーパーレス総合支援サービス」を採用された決め手は何でしょうか？
前澤様：
働き方改革の推進にあたり、ＤＣＳさんとはDXも含めたさまざまな観点で、ディスカッションしていました。その中で本サービスを知り、銀行など金融業界での実績の豊富さが、採用の決め手となりました。紙文書の種類と量が多く、ガバナンスも厳しい業界での経験値に、安心感がありました。
02 実行プロセス
処理方法の提案から作業実行まで安心してお任せできた
──具体的な進め方について教えてください。
前澤様：
まずは社内にある紙文書を把握するための棚卸し作業からスタートし、2019年9月から2か月ほどかけて、社内に保管している紙の書面ファイルを、すべて文書台帳に一覧化しました。
社内には「保管されている書類（ストック書類）」と、「新たに生まれる書類」が存在します。「保管（ストック）書類」は、内容に応じてスキャニングして保存するもの、スキャニング後に廃棄するもの、期間を決めて紙のまま保存するものなどに仕分けし、徹底的に断捨離。「新たに生まれる書類」は、新たな紙を生まない、印鑑を必要としないデジタルワークフローへと変革しました。
──その間の三菱総研ＤＣＳのサポートについてはいかがでしたか。
前澤様：
ペーパーレスに関する具体的な処理方法の提案から作業まですべてお任せでき、当社側は意思決定や判断、並行するプロジェクトの推進に集中することができました。文書台帳の作成については、現地調査でキャビネット内に保存する紙資料ファイルの背表紙をすべて撮影していただき、QRコードにより保管場所や段ボールと紐づけし、それを基にデータ化後のフォルダ構成も提案してくれました。このやり方は後から紙文書に遡る際にもわかりやすく、非常に助かりました。
また、その後のスキャニングとPDF化の作業に際しても、OCRを用いて文字検索機能を付加した上で、データ納品してくれました。紙文書のデータ化は、ミスがあると事業に支障をきたすため高い正確性が求められますが、その点も安心してお任せすることができました。
──ご苦労された点、工夫された点はございますか？
前澤様：
当初は部署により「紙文書の方が扱いやすい」といった、ペーパーレス化に慎重な声も上がりました。その際もＤＣＳさんは複数回に渡る現場との面談で的確にニーズを把握した上で、丁寧に意義と目的をご説明いただき、解決策としてPDF内に章ごとの「しおり機能」を持たせることで、業務で使いやすくする提案をしてくれました。
また、コロナ禍で出社できなくなる中でも臨機応変に対応いただき、プロジェクトの遂行をサポートしてくれました。
03 導入後の成果
ニューノーマルに対応する働き方改革が実現
──実施後の成果についてお聞かせください。
前澤様：
当社ではこのペーパーレス化を皮切りに、ワークフローシステムによる業務プロセスの最適化、全社員へのスマートフォンおよびオフィス用と在宅勤務用PCの展開、多要素認証によるセキュリティ強化、業務インフラのクラウド化、コミュニケーション改革、制度改革を実行しました。そして、東京本社を全面改装し、時間と場所に縛られない新しい働き方を実現し、社員が働きやすさと共に働きがいを実感できるオフィスへと刷新しました。
進行中にコロナ禍に見舞われましたが、この取り組みの必要性がさらに増し、加速した印象です。2021年6月には無事に当初予定したプロジェクトをすべて完了することができ、業務の効率化と生産性向上やテレワークの推進、紙と移動にまつわるコストの削減など、大きな成果が得られています。完了後に当社の成果をＤＣＳさんに査定いただき、高い評価をいただきました。
04 今後の展開
自社の知見を基にしたお客様への高付加価値なサービス提供を推進
──今後の展開と、三菱総研ＤＣＳへの期待をお聞かせください。
前澤様：
今後は、当社が得た働き方改革の知見をパッケージ化し、お客様にサービスとして提供したいと考えています。今回の取り組みとリニューアルオフィスをご紹介する「Live Office」を開催しており、同様のニーズを感じていらっしゃるお客様企業に、大変好評いただいています。
ＤＣＳさんにはこれからも、次なるテクノロジーを用いた有益なソリューションの提案に期待しています。
企業プロフィール
千歳コーポレーション株式会社 様
千歳コーポレーションは、1960年に三菱銀行（現 三菱UFJ銀行）との共同ビルの経営およびビル管理を主な目的として設立された会社です。首都圏をはじめ国内主要都市の三菱UFJ銀行が店舗を有するビルを中心に快適なオフィス空間を提供する「オフィスビル・マンション賃貸事業」と、提携企業の仕事と育児の両立支援をバックアップする「提携企業内保育所運営」を提供。安定した経営基盤により、オフィスのトータルパートナーとして成長を続けています。
