人事給与業務の属人化を防止したい
人事給与業務の属人化を解消するために実施すべき事
- 専任の担当者以外業務がわからない（ブラックボックス化）
- 担当者の急な休暇（病気等）で業務が滞ることがある
- 社保、税金関連手続きが複雑で分かりにくい
- 担当者の独断で作業しているため品質が不安
- システムの仕様がドキュメント化されていない
抱えている人事給与課題に対する解決方法
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1専任の担当者以外業務がわからない（ブラックボックス化）
業務フローを特定の個人しか理解していない場合、急な退職等により業務が滞ってしまう場合があります。特に給与周辺業務は計算仕様や特殊なルールなどがドキュメント化されていないケースが多く、給与の支給漏れが発生する恐れがあり、結果従業員様からの信頼を損ねる要因となりがちです。
業務プロセスを
見える化できる
仕組みの導入 -
2担当者の急な休暇（病気等）で業務が滞ることがある
給与業務の性質上、少人数での運用が余儀なくされており、急な担当者の不在で、業務品質低下や業務逼迫が起こることがある。
業務停止に
陥らない体制 -
3社保、税金関連手続きが複雑で分かりにくい
給与業務を行うためのスキルとして、社会保険や税金に関する各種知識や手続書類の書き方が挙げられる。毎年の法改正に対応することでやっとという状況にある。
社保を含めた
給与全般の
サポート体制 -
4担当者の独断で作業しているため品質が不安
専任担当者のみの判断はダブルチェックもできず、内部統制としても不安。また、実際の作業もブラックボックス化しているため、品質保証が誰もできなくなる。
担当者以外の
チェック機能が必要 -
5システムの仕様がドキュメント化されていない
担当者がシステムに対して設定を行っているが、仕様管理がされていないため、いつ何を変えたのか、どのような計算ロジックになっているかを検証できなくなる可能性が高い。
ドキュメント化
による継続運用
可能な仕組み
人事給与アウトソーシング「プロサーブ」で
解決出来ること
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導入時のシステム仕様検討、各種規定確認や運用手順の棚卸により、業務プロセスの見える化が可能。 -
システム仕様を理解した電話サポートにより、担当者不在時でも、運用継続は可能。 -
給与に関連する法改正情報の発信やサポートは勿論、各種届出手続を行う専門家（社労士）の紹介も可能。 -
専任担当者が行っている各種手順をロジックとしてシステム設定することで品質を担保できる仕組みを構築。 -
導入時は弊社SEが仕様書を作成。運用後のシステム変更時も、常に更新され、両社で共有可能。
お客様の声
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卸売業従業員200人
専任担当が急遽退職することになり、業務継続に不安がありましたが、ＤＣＳのシステム的なサポートや、運用サポートのおかげで何とか担当退職後も対応できております。
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製造業従業員500人
仕様の管理をしていただいていることで、システム知識があまりない私たちでも、電話サポート時に仕様書ベースで説明をしてもらえるので、大変わかりやすいです。
営業からのアドバイス
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特に従業員数が100～300名の企業様ですと、専任の担当者様で運用していることが多く、今後の従業員増加に伴い要員を追加するか悩まれるケースがあると思います。
その際は、給与業務の一部ＢＰＯ化も検討してはいかがでしょうか。ノウハウ資料ダウンロードメニューにある各種資料をご一読ください。