書籍、文具、教材等の専門販売店として、明治42年創業。横浜を拠点におよそ100年の歴史を迎える株式会社有隣堂様。「徳は孤ならず、必ず隣有り」(論語里仁篇)を経営方針の第一条として、時代の風を受けとめながら、事業分野、活動エリアを拡大してきた。神奈川、東京にお住まいの方なら、一度は、書籍・文具店舗や楽器販売店舗、音楽教室などを目にされたことがあるだろう。

同社では、事業の拡大、品揃えと取引先の拡大に伴い、管理が必要な債権も増加した。口座入金による売掛金件数は、年間約12万件。売上全体に占める割合は5割近くに達している。入金消込を含め、この管理を行っているのが、経理部売掛管理課様である。

「Web売掛金システム」ご導入、サービス開始から5年。当初、想定していた投資回収期間が経過した株式会社有隣堂様に、現在の評価、また、あらためてシステムの導入、検討時に留意された点をお伺いした。

「システム検討は、それまで入金消込に使っていたハードウェアの老朽化や部品供給の停止がきっかけだったが、当時、現場では、入金消込業務の負荷増加や属人的な運用などが課題となっており、部門スタッフによる業務運用は限界に近い状態だった」と当時を語るのは、経理部売掛管理課課長猪山様。

売掛管理課は、当時、社員を中心に13名。不明入金が発生した場合は台帳確認、社内営業部門確認、銀行確認、それでも判別できない時は、顧客確認を行い、その結果を台帳に登録、マスタとして利用していた。

「台帳確認は、担当者個々人の経験に依存するところが多く、人によって作業の早さも違う。周りの人は、隣の担当者が、今、何をやっているのかも分からなかったんですよ。みんな忙しくて、当たり前のように残業していました。でも、他の忙しい人の業務を誰かが交代できるような状態ではなかったし、結局、その人の人力と経験で対応するしかなかったんです」と語るのは、経理部売掛管理課課長代理池田様。